Les cinq étapes d’une stratégie de communication organisationnelle

Connections internes

 

À l’échelle mondiale, 21% des communicateurs internes ont admis qu’ils n’utilisaient aucune forme de planification formelle. ce nombre augmente à 31% pour les communicateurs en Amérique du Nord.- Gatehouse

Que voulez-vous que la communication interne apporte à votre équipe et à votre entreprise ? Comment allez-vous y arriver ? Où en sommes-nous à l’heure actuelle et qu’est-ce qui doit être amélioré ? Quand souhaitez-vous atteindre vos objectifs ?

Un bonne stratégie apporte des réponses à ces questionnements. Elle doit couvrir plusieurs points de base et impliquera toute votre équipe. Elle requiert une gestion intelligente tout au long des phases de déploiement; de l’évaluation initiale jusqu’à la mesure des résultats. Voici nos cinq étapes pour en déployer une efficacement .

Évaluer votre communication actuelle

69 % des gestionnaires ne se sentent pas à l’aise de communiquer avec les employés en général.- Source: The Impact of Managers on Workplace Engagement and Productivity,  par James Foster (2017)

La première étape pour réaliser une stratégie de communication interne est de jeter un coup d’œil à votre stratégie actuelle  afin d’identifier les lacunes et les aspects qui fonctionnent.

Consultez votre personnel afin d’obtenir leurs commentaires sur ce qu’ils jugent positif et sur les points à améliorer. Faites un remue-méninges pour trouver de nouvelles idées de contenu ou de nouvelles façons de faire.
Posez des questions à votre auditoire — vous pouvez le faire avec des sondages simples où vous posez des questions précises sur votre plan de communication actuel. Observez comment les autres services de votre organisation communiquent avec leur public. Font-ils preuve d’innovation ou obtiennent-ils des résultats particulièrement positifs ?

Définir vos objectifs

44 % des employés n’ont pas l’impression que les cadres supérieurs donnent des directives claires sur la direction que prend leur organisation – Source : IBM et Globoforce (2017)

La seconde étape dans la conception d’un plan de communication interne est de définir vos objectifs — que voulez-vous atteindre avec vos messages de communication, quels sont vos buts ?

Utilisez la mnémonique SMART pour organiser ou mieux gérer votre projet. Décomposons-le :

  • Vous avez besoin de définir d’objectifs spécifiques ;
  • Vous devez être capable de mesurer l’efficacité de votre plan ;
  • Il convient également de confier des tâches précises aux membres de votre équipe ;
  • Le plan doit être réaliste tant en termes d’action envisagées que de budget ;
  • Il est nécessaire de surveiller le progrès du plan sur une période de temps préalablement définie.

Identifier votre public cible

Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous devez identifier votre public. Plus vous en savez sur vos auditoires internes, plus vous pouvez adapter votre message et votre contenu à ses exigences. Il se peut que vous ayez besoin de le segmenter et de définir des messages spécialement calibrés pour certains groupes.

Les outils de communication interne seront plus ou moins efficaces  en fonction des groupes cibles auxquels on souhaite s’adresser. Le personnel de première ligne est plus susceptible d’utiliser des canaux mobiles, car il est rare qu’il se trouve dans un bureau. Utilisez les informations que vous avez recueillies lors de votre phase d’évaluation, combinez-les avec les données de votre public cible et vous devriez être en mesure de déterminer les meilleurs supports de diffusion de votre message.

Établir les échéanciers du projet

Maintenant que vous disposez de toutes les données pertinentes pour construire un plan réussi, la clé est d’avoir des échéanciers réalistes — se précipiter à cette étape n’est pas la meilleure chose à faire. Le travail préparatoire est terminé, il vous faut maintenant établir votre calendrier.
• Quand allez-vous mettre en œuvre vos plans de communication ?
• Quelles sont les étapes et quand chacune d’entre elles doit-elle être complétée ?
• Quelle sera la fréquence de vos communications (une fois que vous avez pris cette décision, tenez-vous-y) ?
• Quand allez-vous en analyser les résultats ?

Examiner et analyser les résultats

Seuls 13 % des employés américains sont tout à fait d’accord pour dire que leurs dirigeants communiquent efficacement avec l’organisation – Source : Gallup (2017)

Il ne faut jamais sous-estimer l’importance d’analyser vos communications. Il existe plusieurs outils d’analyse qui permettent de visualiser toutes les données clés dans une interface claire. Le réexamen de votre plan est un processus continu — évaluez chaque communication que vous envoyez et identifiez ses forces et ses faiblesses. Si vous remarquez de faibles taux de réponse, faites des ajustements lors votre prochaine communication et continuez à évaluer. Au fil du temps, vous serez en mesure de réduire le nombre de points de réussite et de vous concentrer sur ces points — ceux-ci peuvent être aussi simples que l’envoi d’une communication à une date et à une heure précise. Mais ce n’est que par une veille permanente que vous pourrez voir si vos efforts ont un impact.


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*Photo par John Morell sur Unsplash
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