Plan de communication interne: par où commencer?

Comment créer un plan de communication efficace ? Un bon plan de communication est un outil utile pour tout responsable des communications.
Le plan doit couvrir plusieurs points de base et impliquera toute votre équipe. Un plan réussi doit être bien géré tout au long des phases, de l’évaluation initiale jusqu’à la mesure. Voici nos six étapes pour un plan de communication efficace.

Évaluer votre communication actuelle
La première étape est de jeter un coup d’œil à votre plan actuel. Évaluez votre stratégie pour identifier les lacunes et les méthodes de communication qui fonctionnent.

Consulter votre équipe de communication pour obtenir leurs commentaires sur ce qu’ils jugent positif et sur les points à améliorer. Faites un remue-méninges pour trouver de nouvelles idées de contenu ou de nouvelles façons de faire les choses.
Posez des questions à votre auditoire — vous pouvez le faire avec des sondages simples où vous posez des questions précises et ciblées sur votre plan de communication actuel.
Observez comment les autres services de votre organisation communiquent avec leur public. Font-ils preuve d’innovation ou obtiennent-ils des résultats particulièrement positifs ?

Définir vos objectifs
Lorsque vous avez rassemblé toutes les informations, il est temps de réaliser votre plan en définissant vos objectifs — que voulez-vous atteindre avec vos messages de communication, quels sont vos buts ?

Utilisez la mnémonique SMART pour organiser ou mieux gérer votre projet.

Objectif SMART

Décomposons-le : vous avez besoin d’objectifs spécifiques et d’un plan défini ; vous devez être capable de mesurer l’efficacité de votre plan ; il convient également de confier des tâches spécifiques aux membres de votre équipe ; le plan doit être réaliste tant en termes d’action que de budget ; et enfin, il est nécessaire de surveiller le progrès du plan sur une période de temps préalablement définie.

Identifier votre public cible
Vous avez défini vos objectifs, vous devez maintenant identifier quel est votre public. Plus vous en savez sur vos auditoires, plus vous pouvez adapter votre message et votre contenu à ses exigences. Il se peut que vous ayez besoin de segmenter votre public et d’avoir des messages spécifiques pertinents pour certains groupes.
Sélectionner les meilleurs canaux de communication
Des moyens de communication distincts seront plus efficaces avec des groupes de personnes différents. Le personnel de première ligne est plus susceptible d’utiliser des canaux mobiles, car il est rare qu’il se trouve dans un bureau. Utilisez les informations que vous avez recueillies lors de votre phase d’évaluation, combinez-les avec les données de votre public cible et vous devriez être en mesure de déterminer les meilleurs supports de diffusion de votre message.

Établir les échéanciers du projet
Maintenant que vous disposez de toutes les données pertinentes pour construire un plan réussi, la clé est d’avoir des échéanciers réalistes — se précipiter à cette étape n’est pas la meilleure chose à faire. Le travail préparatoire est terminé, il vous faut maintenant établir votre calendrier.
• Quand allez-vous mettre en œuvre vos plans de communication ?
• Quelles sont les étapes et quand chacune d’entre elles doit-elle être complétée ?
• Quelle sera la fréquence de vos communications (une fois que vous avez pris cette décision, tenez-vous-y) ?
• Quand allez-vous en analyser les résultats ?

Examen et analyse

Il ne faut jamais sous-estimer l’importance d’analyser vos communications. Il existe plusieurs outils d’analyse qui permettent de visualiser toutes les données clés dans une interface claire. L’examen de votre plan de communication est un processus continu — évaluez chaque communication que vous envoyez et identifiez ses forces et ses faiblesses. Si vous remarquez de faibles taux de réponse, faites des ajustements lors votre prochaine communication et continuez à évaluer. Au fil du temps, vous serez en mesure de réduire le nombre de points de réussite et de vous concentrer sur ces points — ceux-ci peuvent être aussi simples que l’envoi d’une communication à une date et à une heure précise. Mais ce n’est que par une veille permanente que vous pourrez voir si vos efforts ont un impact.