Les réunions sont-elles utiles?

Les réunions

Imaginez une réunion d’équipe de 10 personnes. De ce groupe, seules 2 personnes ont le sentiment très net d’utiliser leur temps de façon productive, 4 n’en sont pas pleinement convaincues tandis que les 4 autres estiment plutôt perdre leur temps. Déjà, cet état d’esprit compromet la qualité de la rencontre! C’est pourtant le scénario que nous suggèrent les données glanées auprès d’un échantillon représentatif de travailleurs québécois.

Ce coup d’œil indiscret sur la vie cachée des entreprises, nous le devons à notre partenariat avec la firme de recherche SOM, avec laquelle nous avons conduit une importante étude sur le quotient d’implication (Qi) des entreprises québécoises. Entre autres questions, nous demandions aux participants d’évaluer la productivité de leurs réunions d’équipe. Or seuls 21% des participants sont entièrement d’accord pour affirmer que les réunions d’équipe font un bon usage de leur temps.
Quand on analyse les résultats de plus près, on s’aperçoit que la taille de l’entreprise influence les réponses. C’est dans les entreprises de moins de 50 employés que les réunions sont le mieux perçues. Ce serait aussi là où les réunions durent le moins longtemps, comme l’a démontré une étude conjointe de l’Ifop et de Wisembly. 

Les données sont assez semblables d’une catégorie d’emploi à l’autre. Cependant, deux groupes se distinguent : la perception des réunions par les cadres et administrateurs est plus positive que la moyenne — heureusement, puisqu’on estime que ces derniers peuvent passer jusqu’à 23 heures par semaine en réunion. 
À l’inverse, le personnel de vente a une perception plus négative que la moyenne — pourtant, les réunions de vente devraient fouetter l’ardeur des troupes !

Des réunions réussies, est-ce important?

On passe beaucoup de temps en réunion – trop diront certains. On estime, dans les entreprises de service, que les réunions accaparent jusqu’à 35% de votre semaine. Plusieurs y assistent par routine — ils sont physiquement présents, mais leur esprit est ailleurs… souvent en train de consulter leurs courriels!
Les réunions d’équipe constituent des moments charnières pour galvaniser l’équipe, échanger entre collègues et cultiver l’espace de réflexion et de parole si vital pour l’intelligence d’équipe. Les recherches sur le processus de formation de l’intelligence collective sont sans équivoque : si tous les membres d’une équipe ne s’impliquent pas de façon égale dans les interactions, le niveau d’intelligence est compromis. En d’autres termes, on ne doit pas penser que les abstentions n’ont qu’un effet neutre : en réalité, elles sapent l’intelligence d’équipe.
L’omniprésence des réunions force une réflexion sur leur utilité. Les mauvaises réunions ont un prix élevé. Cela ne se limite pas à la valeur du temps passé en réunion et aux coûts d’opportunité qui y sont associés. L’intégration et la rétention des employés, de même que l’harmonisation de la culture d’entreprise peuvent en souffrir.

Des recommandations?

Appliquez d’abord ce test simple pour juger de l’utilité de votre réunion : si elle peut être remplacée par un courriel, revoyez votre ordre du jour… ou résignez-vous à envoyer un courriel!
Si vous décidez de tenir la réunion, c’est parce que vous souhaitez susciter un échange avec vos gens. Donnez-vous un ordre du jour triplex : ouvrez la réunion par un bref exposé de mise en situation, posez ensuite des questions pour faire réagir tous les participants, puis incitez-les à interagir, tout en agissant comme modérateur des débats.
En tant que coach en communication managériale, je propose souvent la petite expérience suivante :
Au lieu de convoquer une réunion d’équipe, annoncez la tenue d’une conversation d’équipe. Une infirmière-chef a suivi ce conseil pour discuter avec son équipe de la délicate question de l’utilisation des téléphones intelligents personnels dans les chambres des patients. Le consensus qui s’est dégagé a été plus efficace qu’une simple directive — la pression des pairs est beaucoup plus contraignante que celle des patrons!
Le fait de convoquer une conversation d’équipe procure au moins trois bienfaits immédiats :

  •  Cela vous oblige à annoncer le sujet d’avance (il est difficile d’annoncer la tenue d’une conversation sans en préciser l’objet, mais il est usuel de convoquer une réunion sans en donner l’ordre du jour!) ;
  • Vos gens vont se préparer mentalement, voire s’en parler avant ;
  • Ils vont se sentir invités à participer, au lieu de se borner à être physiquement présents.

Et si le manager responsable est habile comme animateur, la conversation pourra déboucher sur une conclusion partagée et un consensus pour passer à l’action ensemble.
Une dernière suggestion : vous voulez une vraiment prendre le virage vers des réunions réussies? C’est tout simple. Annoncez une conversation d’équipe… sur les réunions d’équipe!

YC

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